城市社区档案管理办法

第三条 社区档案工作在业务上接受街道办事处（乡镇人民政府）以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。

第四条 社区党组织和居民委员会应当重视档案工作，加强组织领导，将档案工作纳入社区建设内容，促进档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。

第五条 社区档案工作经费从社区的办公经费中列支，并应当满足实际工作的需要。

第六条 社区党组织或者居民委员会应当指定人员管理本社区各类档案，有条件的地方可以设立综合档案室。 档案管理人员应当经过档案专业知识培训，调离工作岗位时应当在离职前办理档案交接手续。

第七条 社区综合档案室或者档案管理人员负责宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范，指导、监督本社区文件材料的归档、整理和移交工作。

第八条 社区档案由社区综合档案室或者档案管理人员集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。

第九条 社区建设中形成的文件材料可以分为文书类、科技类、会计类等三个大类，具体的归档范围和保管期限参照本办法附件。

第十条 社区文件材料的归档，应当符合以下要求： （一）归档的文件材料应当齐全、完整、排列有序；装订结实、整齐；备考表填写真实、清楚；归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确； （二）归档的文件材料中有照片或者复印件的，应当图文清晰； （三）归档时间： 文书材料于次年6月底前归档； 科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档； 会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档； 声像材料在活动结束或者办理完毕后随时归档； 实物材料及时归档； 电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38)的要求整理。

第十一条 社区档案按照下列规则进行分类编号： （一）文书档案按照年度——问题（社区党建、居民自治、社区管理、社区服务、社区治安等）进行分类，参照《归档文件整理规则》，以件为单位，按年度——问题——保管期限排列编号； （二）科技档案中的基建档案按照工程项目分类整理，按照项目——时间排列编号；设备仪器档案按照型号分类整理，按照型号——时间排列编号； （三）会计档案按照年度——类别（报表、账簿、凭证、其他）分类整理并排列编号。

第十二条 社区综合档案室或者档案管理人员应当设立专室或者专柜保管档案，采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等措施，确保档案的完整与安全。

第十三条 档案管理人员应当定期对档案及其保管状况进行全面检查，并形成安全检查记录；如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时，应当及时修补、复制或者进行其他技术处理。 对声像档案和电子档案，要定期检查信息记录的安全性，确保档案可读可用；有条件的地方要及时对声像档案进行数字化转化，以利于长期使用。

第十四条 社区综合档案室或者档案管理人员应当建立档案统计制度，对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况，进行及时、准确的统计。

第十五条 社区综合档案室或者档案管理人员应当建立健全档案利用制度，为档案利用创造条件，简化手续，提供方便。 利用档案时应当按照规定办理手续，并及时做好利用效果登记。 档案管理人员应当认真检查归还档案，如发现有短缺、涂改、污损情况，要及时报告并追查。